Kontrola duplicit: žádný doklad se nezaúčtuje dvakrát
DokladBot automaticky kontroluje každý prichádzajúce doklad proti už zpracovaným. Stejnou faktúru alebo doklad pozná, i keď jednou prišla fotkou na WhatsApp a podruhé v PDF e-mailem. Podozrivý doklad označí a rozhodnutí nechá na vás.
Ako to funguje
Doklad príde ktorýmkoli kanálem
WhatsApp, e-mail alebo nahrání v dashboardu. Kontrola beží nad všemi kanály spoločne.
Porovnání s existujícími doklady
Nový doklad se porovná s už zpracovanými. Nezáleží na tom, jestli jde o fotku, PDF alebo screenshot.
Označení podozrivého dokladu
Možná duplicita se viditeľne označí. Nic se nezahodí ani nezaúčtuje potichu.
Rozhodnutí je na vás
Jedním klikem duplicitu potvrdíte (doklad se vyradí), alebo označíte jako nový doklad, napríklad u dvou stejných nákupov po sebe.
Proč jsou duplicity zákerné
Duplicitní doklad není lajdáctví, je to prirodzený dôsledok toho, jak doklady obíhají. Dodavatel pošle faktúru e-mailem a za týždeň ji pripomenie znovu. Podnikatel vyfotí doklad hned u pokladny a večer ji pošle ešte jednou pro jistotu. Klient predá účtovník šanon, ve ktorém je polovica dokladov, ktoré už poslal priebežne.
Následky pritom nejsou kosmetické: dvakrát zaúčtovaný výdavok znamená nadhodnocené náklady, zlý odpočet DPH a pri kontrole dodatočný výmer s penále. A ruční strážiní duplicit je presne ten typ práce, ve ktoré človek po stovkách dokladov chybuje a stroj ne.
Kontrola, ktorá nevyžaduje disciplínu
Klíčová vlastnost dobré kontroly duplicit je, že nespoléhá na chování odesílatele. Klienti nemusí premýšľať, jestli už doklad poslali, ani ktorým kanálem. Systém porovnává samotné doklady, takže stejnou doklad odhalí bez ohledu na to, v jaké podobe a odkud prišla podruhé.
Druhá klíčová vlastnost je, že poslední slovo má človek. Dva legitimní stejné nákupy po sebe (dve stejné kávy, dva stejné tanky benzínu) vypadají jako duplicita, ale nejsou. Proto se podozrivý doklad nikdy nezahazuje automaticky, len se označí a čeká na potvrzení.
Typické situace, ktoré kontrola chytá
| Situace | Co se stane |
|---|---|
| Stejná faktúra prišla e-mailem dvakrát | Druhá se označí jako možná duplicita |
| Doklad fotkou na WhatsApp i v PDF e-mailem | Systém pozná stejný doklad naprieč kanály |
| Klient predal šanon s už poslanými doklady | Duplicitní kusy se označí, nové projdou |
| Dva skutečné stejné nákupy po sebe | Označí se k posouzení, jedním klikem potvrdíte oba |
Časté otázky
Jak DokladBot pozná duplicitní doklad?
Porovnává samotné doklady, ne súbory. Stejnou faktúru proto odhalí, i keď jednou prišla jako fotka a podruhé jako PDF jiným kanálem. Podozrivý doklad se označí a rozhodnutí zostáva na používateľi.
Môže kontrola smazat doklad omylem?
Ne. Kontrola nikdy nic nemaže ani nezahazuje automaticky. Možná duplicita se len viditeľne označí a čeká na vaše potvrzení, teprve pak se vyradí.
Co keď mám dva skutočne stejné nákupy?
Dva stejné doklady po sebe (napríklad dve totožné útraty za pohonné hmoty) se označí k posouzení. Jedním klikem je potvrdíte jako dva samostatné doklady a oba se normálne zaúčtují.
Funguje kontrola i pro účtovník s více firmami?
Ano. Kontrola beží v rámci každé firmy zvlášť, takže stejný doklad ve dvou rôznych firmách se správne nepovažuje za duplicitu, ale dvojí zaslání v jedné firme se chytí.
Související články a nástroje
Vyzkoušejte to na vlastní účtence
Pošlete fotku bloky na WhatsApp číslo +420 774 936 004 a zadarmo dostanete kompletní rozpis vrátane DPH. První 3 bloky bez registrácia.
Aktualizováno 13. 8. 2026